Kondisi pandemi memaksa banyak bisnis dan tim harus melakukan proses kerja yang tidak berada di satu lokasi. Kalau dahulu sebuah kebanggaan saat melihat bangunan gedung tempat bekerja, maka saat ini bagi SEBAGIAN dari karyawan yang memandang bahwa gedung kantor hanya sebuah gedung bukan tempat nyaman untuk bekerja. Hal ini terjadi karena terjadi perubahan rasa aman. Dahulu bangunan baik rumah atau kantor menjadi sesuatu yang melambangkan keamanan, tapi saat ini justru berada di luar bangunan menjadi lebih aman. Bahkan di beberapa negara sudah memberlakukan peraturan untuk boleh tidak menggunakan masker asalkan berada di luar ruangan.

Perubahan budaya dan cara kerja menjadi suatu keharusan untuk adaptasi dengan cepat. Kalau dahulu hanya beberapa perusahaan yang memberlakukan kebijakan kerja dari mana saja, sekarang hampir semua perusahaan, bahkan instansi pemerintah, memberlakukan kebijakan ini terutama untuk jenis-jenis pekerjaan yang bisa dilakukan tanpa harus bertemu muka, yang pekerjaannya didominasi dengan pekerjaan administrasi atau dapat dihubungi menggunakan teknologi.

Kondisi diatas tentunya membuat kebutuhan untuk menguasai beberapa keahlian atau skill baru diperlukan oleh para karyawan termasuk para pimpinan dan anggota tim. Salah satu contohnya, dalam beberapa bulan terakhir ini, kebutuhan untuk memberikan pelatihan bagi para karyawan terutama yang mempunyai jenis pekerjaan berhubungan dengan hubungan customer atau klien. Keahlian menggunakan bahasa untuk menarik pelanggan dengan menggunakan teknologi, tidak hanya mengandalkan tatap muka menjadi suatu kebutuhan.

Proses teamwork dan penilaian kinerja tim juga menjadi sesuatu yang harus dilakukan sedikit penyesuaian karena proses kerja yang berubah akan menjadi satu hambatan tersendiri untuk melakukan proses teamwork dan penilaian kerja. Ada beberapa anggota tim yang merasa bahwa sang atasan tidak mempercayai mereka dan memaksa mereka harus tetap bekerja di kantor walaupun kondisi penyebaran virus dalam kondisi tidak kondusif. Tetapi ada beberapa atasan juga yang merasa bahwa harus memaksa anggota tim untuk hadir ke kantor karena sang anggota tim justru tidak bekerja dari rumah, yang harusnya merupakan tempat yang dianggap aman oleh sebagian besar orang, melainkan bekerja dari kafe atau mall. Sehingga para atasan berpikir bahwa mereka harus dipaksa masuk karena berarti alasan untuk keamanan tidak menjadi valid lagi.

Proses bekerja dengan tim yang remote akan menjadi suatu hal yang menjadi bagian dari kehidupan bisnis dan profesi di masa mendatang dari prediksi beberapa ahli, walaupun menjadi sesuatu yang datang lebih cepat karena keadaan saat ini. Selama beberapa tahun belakangan ini sebenarnya praktek bekerja remote sudah banyak dilakukan di beberapa negara dan bahkan beberapa perusahaan di Indonesia. Dan sudah dilakukan beberapa survey mengenai cara bekerja seperti ini. Banyak perusahaan mengenalnya adalah “Flexi jobs” dan dari penelitian, beberapa pekerja yang menjalankan proses bekerja seperti ini merasakan manfaatnya. Tetapi sampai saat ini masih ada beberapa leader dan bisnis mengalami kesulitan beradaptasi dengan kondisi ini. Berbagai macam faktor menjadi kekhawatiran bagi mereka. Hal ini karena saat melakukan proses kerja remote tidak terjadi perubahan cara berpikir atau cara bekerja yang harusnya menjadi proses adaptasi.

Apabila bisnis atau tim diperlukan untuk dapat beradaptasi dengan proses bekerja remote, maka ada beberapa hal yang harus dilakukan perubahan yaitu:

  1. Cara berpikir

Saat merubah proses dari bekerja di lokasi yang sama dan menjadi proses bekerja yang tersebar-sebar, maka yang harus dipastikan bahwa yang berpindah adalah lokasi kerja nya, dan bukan tanggung jawab pekerjaan dari seseorang. Tanggung jawab pekerjaan tidak akan berubah karena itulan upah yang dibayarkan tidak terjadi perubahan. Dalam upah terdapat tanggung jawab seorang karyawan untuk menyelesaikan pekerjaannya. Hal ini harus disadari baik oleh pebisnis, pemimpin perusahaan maupun sang karyawan.

Bagi para pebisnis dan pemimpin, saat seseorang bekerja remote bukan berarti bahwa mereka wajib ditambahkan pekerjaannya karena seolah-olah mereka enak kerja dari rumah. Tetapi porsi tanggung jawab tetap sama karena itu sesuai dengan kontrak kerja maupun deskripsi pekerjaan yang diberikan. Dan hak cuti karyawan juga masih berlaku karena prinsipnya mereka bekerja hanya pindah lokasi dan bukan cuti.

Bagi para karyawan atau anggota tim, bukan berarti tanggung jawab berubah menjadi lebih sedikit tetapi semua pekerjaan mempunyai tanggung jawab yang sama, termasuk proses bekerja nya. Bekerja di luar kantor bukan lah cuti yang merupakan hak dari sang karyawan dengan jumlah cuti tertentu. Sehingga saat bekerja remote mempunyai kewajiban untuk tetap dapat berhubungan dengan anggota tim lain, atasan dan menyelesaikan pekerjaannya.

  • Cara bekerja

Saat sebuah bisnis atau organisasi ingin memberlakukan proses remote working, maka harus dipastikan bahwa cara bekerja akan terjadi perubahan. Kalau bekerja di kantor maka yang dilihat adalah JAM KERJA, maka dalam proses bekerja remote yang dilihat adalah HASIL KERJA nya.

Perbedaan dengan bekerja di satu lokasi adalah seorang pimpinan dan anggota tim tidak bisa saling melihat, sehingga diperlukan proses koordinasi yang cukup kuat.

Tips apabila bisnis atau organisasi ingin dilakukan proses kerja remote adalah:

  1. Manfaatkan teknologi

Teknologi sudah menjadi bagian dari kehidupan saat ini. Dan kemudahan akses aplikasi baik gratis maupun berbayar sudah tersedia. Bagi satu bisnis ataupun organisasi diperlukan untuk melakukan investasi untuk beberapa system. Investasi ini bisa menjadi asset bagi perusahaan. Aplikasi untuk absen, koordinasi, sharefolder sudah cukup banyak yang memberikan kemudahan bagi pemakainya. Hanya tinggal kita memanfaatkan nya. Pemanfaatan teknologi seperti ini akan memudahkan saat data dibutuhkan dengan sangat cepat.

  • Koordinasi secara regular

Kunci dari keberhasilan tim yang tidak bekerja di satu tempat adalah koordinasi yang kuat. Koordinasi dimaksudkan untuk menjaga komunikasi bagi semua pihak. Sang anggota tim membutuhkan arahan, sebaliknya pimpinan ataupun pebisnis membutuhkan informasi secara regular.

Koordinasi disini bisa dilakukan sesuai kesepakatan misal setiap hari di pagi hari. Tidak perlu terlalu lama, hanya 15 menit untuk memastikan semua plan bisa berjalan di hari itu. Dan koordinasi yang bersifat menjadi point urgent important bisa ditaruh di share folder supaya memudahkan semua pihak melakukan pengecekan, dan apabila diperlukan, sang pimpinan atau anggota tim tidak perlu harus mencoba menelpon atau melakukan koordinasi terlalu sering.

KOMUNIKASI juga menjadi hal penting saat proses kerja remote ni terjadi. Tanpa komunikasi yang baik, maka semua pihak tidak mempunyai visual atau informasi dari apa yang dilakukan oleh pihak lain. Check-in point juga bisa dilakukan di tengah hari atau di akhir hari untuk melakukan proses komunikasi.

SKALA PRIORITAS menjadi sesuatu yang penting juga untuk menjadi bahan komunikasi bagi para anggota tim supaya mendapatkan gambaran yang cukup jelas. Para anggota tim dapat fokus mengerjakan hal yang harus diselesaikan dengan cepat.

TINGKAT ESKALASI juga menjadi hal yang penting untuk dimiliki oleh suatu organisasi yang menerapkan program kerja remote ini. Dengan tingkat eskalasi yang jelas, apabila anggota tim membutuhkan sang atasan dan tidak dapat berdiskusi secara cepat sementara ada keputusan yang harus diambil, maka tingkat eskalasi ini membantu mempercepat proses pengambilan keputusan dari anggota tim.

  • Disiplin kerja

Saat melakukan proses kerja remote maka salah satu kunci keberhasilan adalah disiplin kerja, baik dari sang pebisnis, pimpinan maupun karyawan. Sang pebisnis maupun pimpinan harus menyadari bahwa dengan kondisi kerja remote bukan berarti sang karyawan bekerja 24/7. Secara waktu lebih fleksibel tetapi harus dipertimbangkan Kesehatan mental dari sang karyawan apabila di paksa tenaga dan pikirannya harus terus siaga selama 24/7 tanpa ada waktu istirahat.

Sebaliknya bagi sang karyawan, wajib mempunyai agenda kerja yang jelas dan juga menyadari kapan waktu sedang bekerja. Ingat bahwa ini adalah hanya lokasi kerja yang berubah tapi tanggung jawab tidak berubah, terutama saat bekerja di rumah. Banyak karyawan mengeluhkan terlalu banyak distraksi dari anggota keluarga terutama sang putra atau sang putri, sehingga membuat para karyawan merasa stress. Yang harus dipastikan adalah bahwa sang karyawan harus menjelaskan kondisi pada sang anak apa yang sedang dilakukan oleh sang ayah atau bunda nya, bahwa ini bukan kondisi cuti atau liburan tetapi kondisi kerja. Salah satu yang membuat menambah beban mental bagi karyawan saat bekerja dari rumah adalah perasaan bersalah. Merasa bersalah kalau tidak memperhatikan anak padahal secara fisik ada di rumah atau/dan merasa bersalah kepada perusahaan karena sebenarnya masih punya kewajiban menyelesaikan pekerjaan tetapi kondisinya banyak distraksi.

Membuat agenda dan menjelaskan kondisi kerja kepada anak akan membantu seorang karyawan untuk bisa tetap disiplin menyelesaikan tanggung jawabnya. Dan sebaiknya mencari tempat yang terpisah, misal di kamar tidur, untuk melakukan proses pekerjaannya sehingga sang anak menyadari bahwa sang ayah/bunda sedang melakukan kewajibannya saat berada di kamar tidur.

  • Perubahan konsep penilaian

Penilaian kinerja menjadi salah satu hal juga yang menjadi poin dari diskusi bagi pelaku organisasi. Seperti penjelasan di atas maka proses penilaian kerja yang harus dinilai bukan hanya kehadiran saja atau jam kerja, tetapi yang harus dinilai dan bobotnya paling besar adalah hasil kerja seseorang.

Hasil kerja disini penilaiannya harus berupa kualitatif dan kuantitatif, sehingga penilaian dilakukan dari semua sisi. Apabila organisasi sudah menggunakan aplikasi akan lebih mudah melakukan penilaian kuantitatif, karena semua hasil kerja terlihat secara visual dan pada saat proses diskusi kinerja menjadi salah satu poin yang dapat menjadi proses perbaikan kinerja di masa mendatang. Penilaian kualitatif salah satu yang bisa dillihat dan dinilai adalah bagaimana proses bekerja nya, misal proses koordinasi, proses komunikasi baik dengan pimpinan maupun dengan anggota tim lainnya. Bagaimana hasil kerja yang dihasilkan apakah memenuhi target atau goal yagn sudah ditetapkan.

Dengan kondisi diatas maka menjadi suatu hal penting untuk penentuan target pencapaian dari satu tim dan harus menjadi sesuatu yang dapat diakses secara mudah oleh seluruh anggota tim baik pimpinan maupun anggota tim. Dengan penentuan target sejak awal, maka semua unsur dalam satu tim mempunyai satu arah tujuan yang jelas.

Dari kondisi diatas sebenarnya proses bekerja dari rumah bagi beberapa jenis pekerjaan dan organisasi dapat dilakukan, hanya yang diperlukan adalah adaptasi dan kemauan untuk dapat merubah proses bekerja di satu lokasi berubah menjadi proses bekerja di banyak lokasi.

Kesadaran dan disiplin dari semua pihak diperlukan untuk memastikan proses bisnis dan tujuan organisasi tetap tercapai dan tidak mengalami gangguan. Tips-tips diatas adalah salah satu dari sekian banyak cara yang dapat dilakukan untuk bisa melakukan proses kerja remote tanpa menurunkan produktivitas kinerja karyawan, dan bisa di implementasikan oleh organisasi secara mudah.