Perubahan dalam kehidupan manusia tidak selalu dapat diterima dengan baik, terutama itu bukan sesuatu yang diharapkan atau alami seperti artikel saya sebelumnya mengenai transformasi kehidupan https://growithati.com/transformasi-kehidupan-seorang-manusia/ . Kondisi yang membuat seseorang tidak dapaat menerima dengan baik perubahan dalam kehidupannya ini yang menyebabkan seringnya terjadi konflik dalam hubungan baik hubungan personal maupun professional. 

Yang harus disadari bahwa dalam setiap perubahan, seseorang dipaksa untuk keluar dari zona nyaman nya, dan ketidak siapan untuk keluar dari zona nyaman ini lah yang menyebabkan orang jadi menentang perubahan tersebut. Rasa khawatir pada sesuatu yang baru baik dalam hal kondisi atau apapun yang akan dihadapi menjadi dasar utama mereka untuk menghindari perubahan. Walaupun sebenarnya perubahan menjadi bagian dari kehidupan sehari-hari, tetapi apabila itu menyangkut zona nyaman tanpa mereka bersiap akan menimbulkan kekhawatiran.

Kondisi diatas adalah kondisi yang harus disadari oleh Anda, apabila Anda adalah seseorang yang harus membuat perubahan, terutama dalam organisasi. Peran sebagai pemimpin atau atasan, atau bahkan team dari project management untuk organization change, akan menuntut seseorang untuk mengerti dampak perubahan bagi seseorang atau stakeholder yang akan ditangani. Artikel ini ditujukan bagi Anda yang mempunyai peran-peran seperti ini. 

Dalam proses perubahan yang terjadi di organisasi, baik dari pengalaman pribadi maupun pengalaman para klien saya, yang selalu saya ingat adalah perlunya untuk melihat tidak dari satu sisi saja. Bukan hanya sisi SAYA sebagai pembawa perubahan, tetapi juga dari sisi orang lain yang TERKENA DAMPAK perubahan tersebut. Seringkali orang menentang perubahan tersebut karena melihat dampak negative saja dari perubahan itu. Maka yang harus di siapkan apabila Anda ingin membuat perubahan, adalah memperlihatkan sisi positif dari perubahan tersebut.

Apa yang disebut sisi positif? Apakah sisi positif yang akan didapatkan organisasi? Atau sisi positif dari sisi bisnis? Apabila di dalam satu organisasi atau perusahaan, maka yang harus disiapkan adalah sisi positif bagi semua individu di dalam orgasnisasi atau perusahaan tersebut, termasuk karyawan yang akan terlibat. Memperlihatkan “WHAT IS IT FOR ME” itu akan sangat membantu seseorang untuk melihat dari perspektif yang berbeda dan lebih bisa menerima untuk keluar dari zona nyaman.

Pengalaman saya di dalam korporasi yang sering mengalami proses perubahan, diantaranya proses penjualan salah satu unit bisnis yang berdampak kepada transfer sejumlah karyawan dari perusahaan lama ke perusahaan baru, menjadi salah satu pengalaman yang berharga. Keberhasilan proses transfer tanpa mengganggu jalannya bisnis mempunyai beberapa faktor penentu kesuksesan. Proses transfer yang tidak mudah sebenarnya karena sejumlah karyawan sudah mempunyai pengalaman kerja puluhan tahun di perusahaan lama, bahkan ada yang turun temurun bekerja di perusahaan yang sama, sehingga yang harus di tangani bukan dari sisi gaji dan lain-lain, tetapi lebih kepada proses persiapan mental. 

Faktor penentu kesuksesan nya adalah:

  • Semua team member dalam proyek ini mempunyai satu suara komunikasi, baik dari perusahaan lama maupun perusahaan baru
  • Koordinasi terpadu dari team Global dan team Local secara regular
  • Update yang terjadi terus menerus
  • Who’s doing What menjadi salah satu penentu juga. Seperti siapa yang akan berperan untuk berkomunikasi pada karyawan-karyawan tertentu, terutama informal leader

Who’s doing what inilah sebenarnya yang paling membuat proses ini juga berjalan lancar. Tanpa harus melihat pangkat dan jabatan, semua orang yang berkepentingan untuk memastikan keberhasilan proyek ini, membuat proses ini berjalan. Penentuan siapa yang akan menangani komunikasi pada orang tertentu tidak melihat pada peran dalam proyek Change Management ini. Tetapi yang menjadi bahan pertimbangan adalah siapa yang bisa mempunyai komunikasi lebih baik untuk bisa memperlihatkan sisi What is it for me nya dari sisi karyawan. 

What is it for me ini menjadi hal penting karena seseorang melihat keuntungan bukan hanya dari sisi fisik tetapi lebih kepada sisi mental yang akan dihadapi oleh mereka dengan adanya perubahan ini. Seperti saya sebutkan diatas, ketidak pastian atau ketidak nyamanan bagi seseorang untuk berubah karena ini membuat mereka keluar dari zona nyaman dan ini yang membuat mereka menentang adanya perubahan ini.

Jadi bagaimana sebenarnya apabila suatu organisasi, atau Anda sebagai pemimpin ingin membuat suatu perubahan dalam organisasi Anda? Dibawah ini adalah tips-tips nya:

  • Tentukan Goal dari perubahan tersebut dan pastikan bahwa perubahan tersebut adalah sesuatu yang memang akan dibutuhkan dalam jangka panjang. Dalam beberapa kejadian perubahan organisasi, perubahan ini hanya untuk jangka pendek tanpa memperhitungkan jangka panjang. Dan itu dapat menyebabkan biaya yang dikeluarkan akan lebih besar lagi. 
  • Membuat peta proses dan area mana saja yang akan terdampak. Apabila ini perubahan di satu organisasi, maka pastikan bahwa Anda mengerti area mana saja yang akan terdampak. Dalam beberapa kasus perubahan area yang terpikir untuk berubah hanya satu area saja sementara banyak area lain yang terdampak, dan akhirnya mengakibatkan biaya yang akan dikeluarkan oleh organisasi menjadi lebih besar.
  • Membuat peta orang-orang yang akan terkena dampak, dengan membuat skala “Low, Medium, High” bagi setiap orang yang akan terkena dampak. Dengan demikian Anda akan lebih bisa berproses untuk menentukan mana saja yang Anda perlu tangani dengan lebih serius. Selain itu menentukan siapa saja yang dapat menjadi “perpanjangan tangan” Anda untuk bisa menyuarakan perubahan ini.
  • Membuat strategi komunikasi. Strategi komunikasi ini sangat penting untuk mengetahui jenis komunikasi apa yang akan dijalankan di setiap tahapan perubahan dan komunikasi seperti apa yang akan diberikan kepada stakeholder (orang-orang terdampak) yang mana. Dari pengalaman saya, komunikasi one for all tidak selalu berhasil, karena ada beberapa orang yang harus diberikan jenis komunikasi berbeda. 

Selain tips-tips diatas, yang harus dipastikan adalah Anda sudah mengukur resiko dan dampak resiko terhadap biaya yang akan dikeluarkan. Terutama kalau Anda membuat perubahan yang berdampak kepada manusia. Manusia mempunyai perasaan dan pikiran sehingga sifatnya lebih dinamis, bukan biaya di atas kertas saja yang terlihat. Dalam beberapa kasus yang saya tangani, sering sekali yang terlihat hanya biaya di atas kertas, tetapi para anggota team yang menangani perubahan mendapatkan kejutan karena ternyata tidak semulus yang diharapkan untuk menjalankan agenda ini. Plan B tetap diperlukan untuk antisipasi apabila ada hambatan yang timbul. 

Dari semua proyek perubahan yang saya tangani, pemetaan untuk membuat seseorang melihat What is it for me seperti saya jelaskan diatas, itu menjadi penentu besar dari keberhasilan proyek. Proses perubahan tidak mudah bagi seseorang dan yang dapat dilakukan adalah bagaimana peran seseorang yang berpengaruh dalam perubahan bisa membuat proses perubahan tersebut lebih mudah dihadapi. 

Tentunya peran seorang Coach akan membantu juga untuk bisa mendampingi seseorang yang sedang mengalami perubahan.