“Time Management” atau “Mengatur Waktu”, kata yang sering didengar, terutama bagi seseorang yang mempunyai aktivitas beragam. Sebagai seseorang yang berpindah jalur dari korporasi menjadi Self-Employed, ini menjadi hal yang harus cepat dilakukan adaptasi karena dari menerima pekerjaan hanya dari atasan atau divisi lain, sekarang harus menerima pekerjaan dari beragam jenis klien. Tentunya harus dapat mengatur waktu supaya tidak terjadi tabrakan jadwal atau jadwal bertumpuk antara satu klien ke klien lain. Begitupun harus bisa mengatur supaya dapat memastikan semua service yang diberikan kepada klien dapat terjadwal dengan baik. Dalam artikel ini saya akan berbagi tips bagaimana bisa mengatur waktu dengan kondisi jadwal yang beragam.

Sebagian orang menganggap bahwa mengatur waktu cukup mencontoh cara orang lain mengatur waktu. Bagi saya, mengatur waktu bukan sekedar mencontoh cara orang lain karena pengaturan waktu melibatkan emosi dan goal yang ingin dicapai dan setiap orang mempunyai goal dan emosi yang berbeda-beda, sehingga tidak bisa selalu hanya mencontoh orang lain. Cara orang lain bisa menjadi referensi, tetapi yang lebih penting adalah kenali diri sendiri. 

Apa perlunya mengenali diri sendiri? Hal ini untuk mengerti goal dan emosi diri sendiri, karena mengatur waktu sebenarnya adalah melakukan investasi waktu. Sama hal nya dengan investasi berupa uang, yang pada suatu hari nanti akan mendapatkan hasilnya, waktu juga merupakan investasi. Pernahkah saat Anda harus menyelesaikan beberapa pekerjaan sekaligus, Anda merasa menyesal karena pekerjaan tersebut tidak Anda kerjakan saat Anda mempunyai waktu luang dan lebih suka menundanya. Itu adalah salah satu bentuk investasi menggunakan waktu luang.

Mengatur waktu berhubungan emosi seseorang, dan apabila seseorang tidak dapat mengatur waktu dengan baik, maka yang akan terjadi merasa overwhelming dan yang terjadi adalah rasa marah baik kepada diri sendiri atau orang lain. Seperti merasa bahwa tugas yang diberikan terlalu banyak, sementara sebenarnya cara bekerja dan mengatur waktu yang belum berjalan secara efisien.

Tips untuk dapat mengenali diri sendiri dalam hal mengatur waktu adalah:

Kenali SIAPA SAYA

Kenali peran yang ada di dalam diri sendiri, seperti peran sebagai karyawan, sebagai ibu/bapak, sebagai anak, sebagai istri/suami dan peran lainnya. Pentingnya mengenali peran ini karena di setiap peran tersebut seseorang mempunyai tugas nya masing-masing. Misal Anda adalah seorang karyawan di bagian finansial dan mempunyai tugas untuk membuat laporan keuangan setiap akhir bulan, maka Anda harus bisa melakukan mengatur waktu apabila di saat bersamaan sebagai orang tua, sang buah hati memerlukan perhatian yang lebih seperti sakit atau sedang menjalani test. 

Membuat daftar tugas dari setiap peran, terutama tugas yang sudah rutin seperti laporan bulanan, akan membuat seseorang mengerti apa saja tugas dalam setiap perannya.

Kenali GOAL SAYA

Dalam beberapa kelas ada yang bertanya bagaimana membuat skala prioritas supaya bisa menggunakan waktu dengan efisien. Bagi saya membuat skala prioritas bukan hanya menggunakan skala Penting dan Mendesak, tetapi harus mengerti goal terutama goal dari setiap peran. Mengenal goal dari setiap peran Anda akan memudahkan Anda untuk menentukan skala prioritas. Contohnya adalah goal Anda adalah memastikan bahwa sang buah hati harus bisa memasuki sekolah tertentu dengan tujuan supaya sang buah hati mendapatkan pendidikan sesuai dengan yang diharapkan. Maka apabila Anda harus memilih antara mempersiapkan sang buah hati untuk dapat memasuki sekolah tersebut dengan tugas mendadak yang harus dikerjakan, akan lebih memudahkan Anda untuk memilih mana yang akan menjadi prioritas atau tugas yang akan dijalankan.

Kenali TIPE SAYA

Setiap orang mempunyai kebiasaan atau kenyamanan dalam mengatur pekerjaannya. Ada orang yang lebih suka menggunakan metode FIFO (First In First Out), artinya pekerjaan yang hadir duluan yang akan dikerjakan dan diselesaikan. Apabila Anda tipe seperti ini maka Anda harus bisa mengatur emosi Anda apabila harus bekerja berdasarkan skala prioritas.

Apabila Anda adalah tipe orang yang menyukai rutinitas dan keteraturan, maka carilah pekerjaan yang mempunyai rutinitas dan tidak banyak mempunyai tugas mendadak. Tugas mendadak pastinya tidak dapat dihindari dalam kehidupan baik personal maupun profesional. Tetapi apabila terlalu sering maka suatu saat Anda akan merasa frustasi dan akhirnya merasa bahwa seolah-olah waktu 24 jam tidak cukup. 

Ada pula tipe orang yang lebih suka mengerjakan hal sulit terlebih dahulu atau hal mudah terlebih dahulu. Dan apabila Anda adalah tipe seperti ini maka harus dilakukan antisipasi apabila tugas mendadak ternyata hadir bukan di area waktu Anda sedang mengerjakan tugas tersebut. Contohnya apabila Anda adalah tipe orang yang mengerjakan pekerjaan sulit terlebih dahulu kemudian yang mudah, dan saat itu tugas sulit sudah selesai semua. Saat ini ada sudah berproses dengan tugas mudah, kemudian tugas mendadak hadir dan ternyata itu adalah tugas yang sulit, maka Anda akan sangat merasa terganggu dan akhirnya tugas yang mudah pun jadi terasa sulit karena fokus Anda sudah terpecah

Ketiga tips KENALI diatas akan membantu Anda untuk :

FOKUS

Perasaan bahwa Anda tidak dapat mengatur waktu sebenarnya disebabkan karena Anda merasa frustasi tidak bisa fokus untuk mengerjakan tugas-tugas tersebut, karena sudah terpikir tugas tugas berikutnya. Sering sekali ada tuntutan untuk multitasking, tetapi sebenarnya manusia tidak mempunyai kemampuan untuk mengerjakan beberapa hal sekaligus kecuali Anda sudah terlatih. Tetapi Anda bisa mengerjakan tugas sekaligus, tetapi otak seseorang hanya bisa fokus kepada satu hal di satu waktu, sehingga itu menjadi kendala apabila Anda tidak dapat fokus. Dan ada beberapa penelitian yang menyatakan bahwa apabila Anda sering memaksa otak Anda untuk fokus kepada beberapa hal sekaligus, pada satu titik otak akan merasa lelah dan kecepatan otak untuk menyerap akan menurun. 

Pernahkah Anda berada di satu rapat di mana pesertanya semua tetap fokus pada laptop atau telpon genggam nya? Dan yang terjadi rapat tersebut berlangsung lebih lama karena peserta tidak bisa fokus. Pada saat saya masih di korporasi, satu hal yang jarang saya lakukan adalah bekerja saat sedang rapat, karena saya ingin fokus pada rapat tersebut dan itu juga bagian dari menghormati yang mengundang saya untuk hadir dalam rapat tersebut. Dan di tahun-tahun terakhir saya bekerja, dalam semua team meeting berlaku peraturan bahwa semua peserta rapat tidak boleh membuka laptop ataupun telpon genggam kecuali yang harus presentasi dan notulen. Semua materi rapat sudah di bagikan sehari sebelumnya, sehingga pada saat rapat fokusnya bukan hanya pada presentasi lagi tetap sudah pada pertanyaan dan pemecahan masalah ataupun keputusan yang harus diambil. Maka rapat tersebut berjalan efektif dan tidak mengambil waktu peserta terlalu banyak, dan tentunya peserta lebih fokus. 

Cerita diatas menunjukkan saat seseorang dapat fokus pada satu proses di hadapannya, maka hasilnya akan lebih berdampak dan juga waktu yang digunakan lebih produktif. Anda akan lebih bisa berinvestasi waktu Anda pada kegiatan lain. 

PRIORITAS

Mengatur bahwa Anda fokus pada kegiatan yang berada di hadapan Anda adalah bagian dari mengatur prioritas. Mengatur prioritas dengan diagram penting dan mendesak akan lebih berdampak. Apabila Anda harus mengerjakan sesuatu yang mendesak dan penting, sementara diminta untuk menghadiri rapat yang Anda tahu bahwa Anda tidak akan dapat fokus, maka Anda dapat meminta ijin untuk tidak menghadiri rapat tersebut atau akan hadir apabila Anda sudah selesai mengerjakan tugas penting tersebut. Anda akan merasakan bagaimana Anda bisa lebih produktif dan mempunyai hasil yang jauh memuaskan.

Dari semua proses investasi waktu beserta tips-tips yang saya berikan diatas, maka yang lebih penting adalah MENGATUR EMOSI diri sendiri. Karena yang lebih sering terjadi saat Anda menolak untuk hadir di rapat yang Anda tahu bahwa peran Anda tidak akan berdampak terlalu banyak, maka Anda akan merasa sangat bersalah. Dan rasa bersalah inilah yang kadang menjadi tantangan tersendiri untuk memastikan bahwa Anda melakukan investasi waktu yang tepat.

Semua investasi berpengaruh kepada emosi, maka kenali dan kelola emosi Anda. Keputusan yang diambil tidak ada salah atau benar tetapi resiko mana yang Anda bisa tanggung itulah yang lebih penting untuk dihitung dan juga dipertimbangkan.

Soo saat ini bagaimana cara Anda melakukan investasi waktu Anda?