Dalam kehidupan sehari-hari, seseorang pasti menemukan proses negosiasi, bahkan negosiasi kepada diri sendiri. Contohnya apabila ingin berolahraga tapi kemudian bernegosiasi dengan diri sendiri dengan bilang mulai besok aja deh, dan begitu terus, sampai akhirnya tidak kejadian. Tetapi dalam artikel ini saya akan lebih banyak bicara mengenai proses negosiasi seseorang dengan orang lain.

Saat seseorang menjadi dewasa proses negosiasi menjadi satu hal yang menjadi bagian dari kehidupannya. Walaupun saat masih kanak-kanak, negosiasi juga diperlukan. Tetapi akan lebih terasa dan tentunya akan lebih melelahkan pikiran saat bernegosiasi dalam dunia professional. Contoh nya negosiasi masalah pekerjaan, negosiasi bersama klien, negosiasi embagian tugas dan lain-lain. Dari beberapa kelas negosiasi yang saya adakan, cerita-cerita mengenai sulitnya bernegosiasi sering sekali muncul. Sebenarnya apakah negosiasi tersebut?

Negosiasi adalah sebuah proses diskusi antara dua orang atau beberapa orang sekaligus yang diharapkan akan mendapatkan satu kesepakatan saat negosiasi tersebut berakhir. Terkadang yang membuat sulit adalah orang yang bernegosiasi mempunyai harapan yang berbeda-beda pada proses negosiasi yang terjadi. Harapannya adalah saat proses negosiasi terjadi win-win solution bagi kedua belah pihak. Win-win disini esring yang diharapkan adalah 50% saya dan 50% pihak lawan. Padahal dalam satu negosiasi bukan hanya masalah 50%-50% tetapi perasaan menang yang harus dilibatkan.

Salah satu contohnya apabila bernegosiasi dengan calon pelanggan yang mungkin pada akhirnya bukan 50%-50% tetapi yang didapatkan oleh kita adalah hanya 30%, maka yang harus dipertimbangkan adalah jangka panjangnya. Kalau ini adalah calon pelanggan yang mempunyai potensi besar memberikan order yang berkelanjutan maka walaupun yang didapatkan hanya 30% menjadi bahan pertimbangan, karena bukan tidak mungkin kita akan mendapatkan 90% di masa mendatang.

Selain perasaaan menang yang harus dilibatkan, dalam bernegosiasi maka seseorang harus mempunyai persiapan. Persiapan yang dimaksud adalah mengenali siapa orang yang akan diajak bernegosiasi. Harus mengetahui “what is it for me” bagi orang yang akan bernegosiasi dengan kita untuk antisipasi dalam proses negosiasi tersebut. Sering sekali seseorang saat bernegosiasi yang dipikirkan hanyalah apa yang akan “saya” dapatkan, tanpa memikirkan apa yang akan “mereka” dapatkan.

Mengenal dari hirarki kebutuhan manusia, setiap manusia mempunyai level kebutuhan berbeda, dan saat kebutuhan tersebut muncul dalam proses negosiasi maka sebaiknya pihak yang bernegosiasi mengerti level kebutuhan mana mereka berada. Apabila Anda bernegosiasi dengan seorang staff maka proses komunikasi dalam negosiasi yang harus dibawa adalah memastikan bahwa pekerjaan yang dikerjakan oleh staff ini tidak akan menjadi sesuatu yang menyulitkan dirinya. Sementara apabila Anda bernegosiasi dengan seorang pimpinan, maka yang harus dipastikan proses komunikasi negosiasi yang di persiapkan adalah bagaimana bagi pimpinan tersebut bisa meninggalkan “legacy” dalam jabatan yang di pegangnya. Sehingga proses komunikasi untuk meyakinkan pihak lawan yang bernegosiasi menjadi berbeda.

Di atas terlihat bahwa dalam negosiasi ada proses komunikasi yang akan terjalin. Dalam proses komunikasi ini juga yang harus disadari bukan sekedar komunikasi seperti hanya berdiskusi biasa, tetapi perlu menggunakan kemampuan komunikasi yang persuasif. Proses komunikasi persuasif adalah bagaimana satu proses komunikasi dapat mempengaruhi dan meyakinkan lawan bicara. Dan fokusnya lebih kepada membangkitkan “keinginan” dari orang tersebut untuk membeli produk (apabila ini adalah proses negosiasi pembelian produk) atau membuat orang yang bernegosiasi menyetujui proses yang diajukan (apabila ini adalah negosisi untuk pemecahan masalah).

 Srti saya sebutkan diatas maka dalam bernegosiasi ada tahapan prosesnya. Dibawah ini adalah 3 tahapan proses negosiasi yang akan dijalani yaitu :

Persiapan

Dalam menghadapi negosiasi, orang sering lupa bahwa diperlukan persiapan, terutama apabila negosiasi yang akan dilakukan adalah proses negosiasi yang akan berpengaruh ke jangka panjang. Misal negosiasi dengan calon klien, negosiasi proyek, negosiasi gaji saat di terima kerja dan lain-lain.

Dalam proses persiapan ini yang harus dilakukan adalah mengenali siapa yang akan bernegosiasi dengan kita. Kenali profil pelanggan Anda, kenali problem mereka, kenali apa yang selama ini membuat mereka ingin dibantu dengan menggunakan produk kita atau membuat proyek bersama kita. Yang harus dipastikan adalah yang dilihat adalah dari sisi mereka. Mencoba berperan atau berpikir sebagai pihak lawan, itu akan memudahkan untuk mengerti apa yang sebenarnya di harapkan dari negosiasi tersebut.


Proses

Saat sudah bersiap dan pada hari H melakukan negosiasi, maka yang harus digunakan adalah kemampuan menyimak. Harus mengerti apa yang sebenarnya tidak terucapkan oleh lawan negosiasi. Dalam kasus bisnis, sering sekali pelanggan sendiri belum mengetahui apa yang dibutuhkan atau diinginkan. Saat tahap ini terjadi, maka kemampuan untuk menggali dahulu apa yang dibutuhkan atau diinginkan menjadi sangat penting. Kemampuan menyimak dan bertanya menjadi sangat penting untuk dimiliki saat sedang proses negosiasi.

Sementara dalam menangani satu proyek terkadang dibutuhkan kemampuan untuk membuat semua orang yang terlibat dalam proyek tersebut mempunyai cara pandang dan cara pikir yang sama. Saat semua orang yang terlibat sudah mempunyai cara pandang dan cara pikir yang sama maka diskusi negosiasi akan lebih mudah, dan proses meyakinkan lawan negosiasi juga jadi lebih mudah.

Kedua hal yang ada dalam proses ini menjadi hal yang akan dapat lebih mudah diproses apabila dalam tahap persiapan, sudah disiapkan beberapa scenario ataupun pertanyaan-pertanyaan yang akan membantu saat proses negosiasi.

Dalam pengalaman saya selama menghadapi klien, maka yang selalu saya lakukan adalah saya menggali kebutuhan klien dahulu. Dari penggalian kebutuhan tersebut saya baru bisa berproses lebih lanjut. Dan tentunya saya juga mempunyai persiapan beberapa program yang akan saya tawarkan untuk menjawab kebutuhan klien tersebut.

Evaluasi

Setelah selesai bernegosiasi, maka lakukanlah proses evaluasi. Apa yang perlu dilakukan dalam proses evaluasi ini? Melakukan refleksi terhadap

  • Persiapan
  • Proses
  • Apa yang menjadi kunci sukses dan apa yang perlu di lakukan improvement untuk proses negosiasi selanjutnya?

Dari evaluasi ini, biasanya seseorang jadi belajar apa yang menjadi faktor kesuksesan dan itu bisa digunakan untuk proses negosiasi berikutnya baik dengan pelanggan yang sama ataupun pelanggan yang berbeda.

Dari beberapa kelas negosiasi yang saya adakan beberapa peserta jadi menyadari apa yang selama ini dilakukan oleh mereka yang menjadi kunci kesuksesan tanpa mereka sadari. Dan itu membuat mereka lebih percaya diri dan jadi mengetahui strategi apa yang harus digunakan untuk menghadapi negosiasi berikutnya.

Selain ketiga proses diatas yang juga sering saya ingatkan kepada peserta adalah harus mempersiapkan diri layaknya seorang pelari. Apakah akan lari jarak pendek (sprint) ata lari jarak panjang (marathon). Proses persiapan bagi kedua jenis negosiasi ini akan berbeda. Biasanya yang negosiasi seperti lari jarak pendek, maka semua persiapan berupa dokumen, strategi dan lain-lain harus siap sejak awal, jangan sampai pelanggan menunggu. Sementara apabila ini adalah negosiasi yang akan bersifat jangka panjang seperti lari marathon maka yang harus dipersiapkan adalah mental untuk menghadapi proses negosiasi yang melelahkan. Dalam proses bisnis terutama untuk proses Business to Business ini sering sekali terjadi proses negosiasi yang membutuhkan waktu lama.

Dari cerita-cerita negosiasi diatas maka sebenarnya yang perlu dilakukan oleh seseorang dalam proses negosiasi adalah selalu BERSIAP dan REFLEKSi. Jadi bagaimana proses negosiasi Anda selama ini?

Apabila Anda ingin diskusi lebih lanjut mengenai proses negosiasi, silahkan menghubungi Business Coach Anda di nomor yang tertera dalam website ini.