Melanjutkan tulisan saya sebelumnya mengenai mengelola perubahan, ada satu bagian penting yaitu strategi komunikasi. Apabila terjadi suatu perubahan dalam organisasi, maka strategi komunikasi ini menjadi salah satu unsur atau faktor penting yang akan menentukan keberhasilan dari perubahan itu sendiri. Dalam artikel kali ini saya akan menulis mengenai strategi komunikasi sebagai bagian dari memotivasi atau menginsipirasi orang berubah.

Sebelum memulai lebih jauh, mari mengenali bentuk-bentuk komunikasi. Dilihat dari proses komunikasi maka terdiri dari:

  • Lisan
  • Tertulis

Proses komunikasi juga bisa dilihat dari jenis penyampaian komunikasi kepada orang lain yaitu:

  • Formal
  • Informal

Saat berproses komunikasi untuk perubahan baik dari sisi pola pikir maupun perilaku, pendekatan-pendekatan komunikasi yang banyak digunakan adalah lisan dan informal. Tentunya formal dapat juga dilakukan, tetapi dalam beberapa kasus, pola komunikasi bersifat informal lebih sering tepat sasaran.

Saat melakukan proses komunikasi lisan, tidak hanya kata yang terucap yang harus diperhatikan, tetapi bagaimana intonasi suara maupun bahasa tubuh seseorang. Mehrabian Concept yang dikenal dengan 7-38-55 dari Albert Mehrabian, menyatakan bahwa kata yang diucapkan seseorang saat berdiskusi sebenarnya hanyalah 7% dari arti atau yang berada di dalam pikiran atau hati seseorang. Sisanya sebanyak 93% adalah non-verbal. Itulah sebabnya saat menyampaikan komunikasi mengenai suatu perubahan, sang penyampai pesan harus dapat melakukan identifikasi reaksi yang terjadi selama proses komunikasi tersebut. Dan tentunya pada saat berkomunikasi tentang perubahan, ada proses gerak-gerik tubuh penyampai pesan yang akan terbaca oleh orang yang menerima pesan. Pernahkah Anda mengalami bahwa seseorang menyampaikan pesan perubahan kepada Anda, tetapi Anda tidak merasa tertarik mendengarkan, bukan karena kata-kata yang diucapkan tetapi dari bahasa tubuh yang tersirat dari orang tersebut?

Proses komunikasi yang dapat memotivasi atau menginspirasi orang berubah tentunya satu level lebih tinggi dari hanya sekedar menyampaikan pengumuman perubahan, terutama apabila terjadi dalam satu organisasi. Karena disini yang lebih diperlukan adalah kemampuan untuk dapat memotivasi atau menginspirasi semua stakeholder atau orang yang terlibat mau berubah. Apakah cukup memberikan kata-kata motivasi atau inspirasi? Bagi beberapa orang mungkin ini mengena tetapi bagi orang lain belum tentu pola komunikasi seperti ini efektif.

Apabila yang akan digunakan adalah pola komunikasi satu arah, maka yang harus dipastikan adalah pesan “What is it for me?” bagi orang tersebut tersampaikan dengan jelas. Manfaat atau benefit yang akan dirasakan oleh orang-orang yang terdampak harus tersampaikan secara transparan. Karena ini penentu apakah orang tersebut mengerti dan dapat menerima perubahan yang akan terjadi. Tetapi apabila ini adalah suatu hal yang membutuhkan proses meyakinkan seseorang, maka pola komunikasi dua arah akan lebih efektif untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

Dalam pengalaman saya di organisasi, apabila ada proses perubahan yang ingin disampaikan, maka saya akan mengusahakan berproses lebih dahulu dengan gaya komunikasi informal terutama pada tokoh-tokoh kunci. Gaya komunikasi informal ini akan membutuhkan proses komunikasi dua arah. Dan saat proses informal inilah, lebih mudah untuk menggunakan proses komunikasi untuk memotivasi atau menginspirasi lawan bicara, yang nantinya para tokoh kunci ini dapat yakin bahwa perubahan perlu terjadi.

Penggunaan Mehrabian Concept akan diperlukan dalam proses informal ini, baik dari Anda sebagai pembawa pesan maupun Anda mengamati sang lawan bicara. Strategi proses informal ini bisa digunakan apabila jumlah orang yang akan diajak berkomunikasi tidak terlalu banyak. Tetapi apabila jumlahnya masal, maka jenis komunikasi ini tidak efektif. Yang dapat Anda lakukan adalah mengajak tokoh-tokoh kunci untuk berdiskusi informal sebelum Anda membuat komunikasi secara formal dan masal. Strategi ini akan memudahkan Anda untuk mengerti tantangan yang akan dihadapi saat proses komunikasi formal dijalankan. Yang harus dipastikan bahwa memotivasi atau menginspirasi tokoh kunci dalam proses komunikasi informal ini dapat memberikan dampak yang cukup besar saat proses komunikasi formal dan masal dilakukan.

Terkadang proses komunikasi informal ini menjadi penentu jenis strategi komunikasi yang akan dijalankan untuk membuat komunikasi masal dalam organisasi. Dalam melakukan komunikasi informal ini pun sebenarnya bukan tanpa strategi. Tetap ada strategi untuk menjalankannya. Dan dibawah ini tips-tips untuk melakukan komunikasi informal:

  1. Siapa?

Siapa yang akan membuat proses komunikasi informal berjalan menentukan keberhasilan karena ada faktor “trust”. Pilihannya adalah antara menentukan siapa yang membawakan adalah orang yang sudah dikenal atau dihormati atau menggunakan metode melatih pembawa pesan. Apabila tidak ada orang yang memenuhi kriteria dikenal atau dihormati, maka pilihannya adalah sang pembawa pesan adalah orang yang memang mempunyai kemampuan untuk berkomunikasi secara persuasif atau melatih bagaimana sang pembawa pesan yang ditunjuk dapat melakukan komunikasi dengan metode persuasive.

  • Apa?

Pesan yang disampaikan haruslah transparan dan menyampaikan tujuan, visi, misi yang ingin dicapai. Isi pesan juga menunjukkan manfaat maupun dampak dari perubahan yang akan terjadi. Yang juga penting adalah memberikan gambaran dampak apa yang dapat terjadi apabila perubahan tidak terjadi, tentunya dengan memberikan fakta dan data. Yang harus dihindari adalah menggunakan metode “menakut-nakuti”, karena sifat dasar manusia yang mempunyai rasa takut akan menimbulkan proses perlawanan untuk melindungi diri. Dan metode ini akan menjadi boomerang bagi sang pembawa pesan yang terkadang berpengaruh kepada total strategi yang ingin dijalankan.

  • Bagaimana?

Cara penyampaian pesan tentunya dengan persuasif dan menggunakan semua bahasa tubuh dan mengamati bahasa tubuh lawan bicara. Persuasif adalah bagaimana bisa mempengaruhi seseorang untuk dapat mengerti dan akhirnya “membeli” apa yang disampaikan. Persuasif bukan memaksa seseorang, tetapi mempengaruhi cara berpikir seseorang. Proses ini menggunakan kekuatan mendengarkan dalam arti “listening” bukan “hearing”. Apa beda di antara keduanya? Proses listening adalah bagaimana seseorang secara sadar dan mempunyai intensi untuk mendengarkan lawan bicara. Bukan hanya berupa kata yang diucapkan tetapi dari “intonasi “mau pun “bahasa tubuh” yang disampaikan, dan mengamati bahasa tubuh dan intonasi sang lawan bicara.

Tentunya hal ini tidak mudah, karena kebanyakan orang terbiasa hanya mendengarkan “kata” dan mempunyai asumsi atau judgment terhadap orang lain. Sehingga itu mencegah seseorang mendapatkan apa yang menjadi kekhawatiran atau keinginan dari orang lain.

Bayangkan saja, Anda didekati oleh seorang yang menjual barang, dan hanya mengoceh saja, tanpa mendengarkan saat Anda menyatakan kebutuhan Anda. Tentunya Anda akan merasa bahwa kebutuhan saya adalah “A” sementara saya “dipaksa” untuk membeli barang “B”, yang kebanyakan berakhir dengan Anda tidak membeli apa-apa.

Tetapi saat Anda menyatakan Anda butuh barang “A” dan sang penjual berdiskusi dengan Anda, sambil mendengarkan apa yang anda butuhkan, kemudian memberikan beberapa alternatif tanpa memaksa Anda untuk membeli barang “B”, terkadang justru Anda berakhir dengan membeli barang “B” karena melihat manfaat nya akan lebih besar. Inilah inti dari komunikasi persuasif yang dapat memotivasi atau menginspirasi orang berubah.

Tips untuk melakukan komunikasi persuasif adalah:

  • Fokus – menyampaikan pesan dengan menggunakan tidak hanya kata tetapi bahasa tubuh yang memberikan pesan bahwa Anda mengerti posisi sang pembawa bicara. Apabila Anda berkomunikasi sambil memainkan telepon genggam Anda, atau misal mata Anda jadi memperhatikan hal lain, maka sang lawan bicara akan merasa bahwa Anda tidak menaruh perhatian kepadanya.
  • Memperhatikan kata, intonasi dan bahasa tubuh lawan bicara. Anda akan bisa mendapati apa yang membuat sang lawan bicara tidak nyaman
  • Menyampaikan pesan dari sudut pandang sang lawan bicara selain dari sudut pandang Anda sebagai pembawa pesan.

Proses komunikasi informal adalah bagian dari keseluruhan proses komunikasi. Dan tentunya apabila jumlah orang yang harus dikomunikasikan cukup besar sehingga harus bersikap masal, maka proses informal ini, seperti saya sebutkan diatas hanya kepada tokoh-tokoh kunci yang berpengaruh kepada keberhasilan proses komunikasi formal. Proses komunikasi informal ini sebaiknya dilakukan sebelum proses komunikasi formal berjalan. Dan strategi komunikasi masal menggunakan umpan balik berdasarkan apa yang didapatkan pada proses komunikasi informal tentunya.

Dengan metode komunikasi bertingkat seperti ini, maka proses komunikasi untuk perubahan dalam satu organisasi akan berjalan lebih baik, dan tantangan-tantangan yang mungkin dihadapi akan lebih cepat di antisipasi.

Apabila Anda ingin berkomunikasi lebih dalam untuk bagaimana komunikasi efektif untuk satu proses perubahan dalam organisasi, silahkan hubungi nomor telpon yang tertera dalam website ini.

SELAMAT BERPROSES!!